Communiquer avec l’administration peut parfois s’avérer compliqué : incompréhension du vocabulaire utilisé, sujet de la lettre flou etc. C’est pour cela que l’on peut trouver ici et là des méthodes de rédaction administrative. La rédaction administrative, qu’est-ce que c’est ? C’est tout simplement les règles qui permettent d’améliorer les échanges (souvent écrits) avec l’administration. Le but est donc d’être le plus clair possible avec son interlocuteur afin de faciliter les procédures administratives. Et cela aussi bien pour l’administration que pour les usagers.

Une des règles à retenir est de bien hiérarchiser les différentes informations. Ce principe est fondamental dans toutes les parties de la lettre. Le courrier comporte quatre parties : en-tête, objet, développement et signature. Chacune de ces parties doivent reprendre les éléments de la lettre envoyée par l’administration. Dans l’en-tête par exemple, il faut reprendre les coordonnées du service administratif qui a envoyé un courrier. Il faudra aussi inscrire le numéro du dossier pour établir un bon suivi avec l’administration.

Une règle fondamentale de la rédaction administrative est de stipuler l’objet du courrier. Ce n’est pas pareil si l’on envoie une réclamation après avoir reçu une amende pour infraction au code de la route ou si on fait une demande d’information à la mairie pour une place de parking gratuite dans sa rue. L’information ne sera forcément pas traitée de la même manière. Outre l’objet et ses coordonnées, il est important de faire figurer la date de son courrier. Le cachet de la Poste fait foi pour des réponses avec délai (envoi de la déclaration des impôts sur le revenu par exemple). Mais il est tout de même important de garder trace de la date sur le courrier lui-même.

Dans le développement de la lettre, il ne faut pas hésiter à aérer sa mise en page. Faire un saut de ligne pour faire des paragraphes permet également de hiérarchiser le contenu. Si l’on écrit à la main, un bon conseil : faites un brouillon. Vos idées doivent être clairement exposées et suivre une réflexion logique. Si vous tapez le courrier à l’ordinateur, utilisez aussi la police en gras pour faire ressortir des éléments importants comme l’objet du courrier. Dernier élément de la lettre : la signature. Dans la rédaction administrative, elle est obligatoire, car elle donne un caractère probant à votre courrier.